Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dr. Peter Hönigschmid
ExamHeld
Willibaldstr. 223
80689 München
Deutschland

Telefon: +49 171 3597942
E-Mail: kontakt@examheld.de

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für den Betrieb von ExamHeld nötig ist, eine Rechtsvorschrift es verlangt oder Sie eingewilligt haben. Unsere Server und die Speicherung Ihrer Daten liegen in der EU. Einige unserer Dienstleister gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA; wo dadurch eine Übermittlung in die USA möglich ist, sind diese Unternehmen nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO) oder es gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen.

3. Hosting und Aufruf der Website

Website (examheld.de) und App (app.examheld.de) laufen auf Amazon Web Services (Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg) mit Speicherung in der EU. Inhalte werden über das Content Delivery Network Amazon CloudFront ausgeliefert. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Angaben). Technische Protokolle nutzen wir nur zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch und löschen sie nach 30 Tagen automatisch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

4. Reichweitenmessung mit Plausible

Auf Website und App nutzen wir Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland), um zu verstehen, wie unsere Seiten genutzt werden. Plausible setzt keine Cookies, speichert nichts auf Ihrem Gerät und erstellt keine Nutzerprofile. Ihre IP-Adresse wird nur in verschlüsselter, täglich wechselnder Form zur Zählung von Besuchen verwendet und nicht gespeichert. Wir sehen nur zusammengefasste Statistiken. Die Daten werden in der EU verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung).

5. Nutzerkonto

Für die Registrierung und Anmeldung nutzen wir Amazon Cognito (Amazon Web Services EMEA SARL). Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als verschlüsselter Wert, nie im Klartext), eine eindeutige Benutzer-ID und ein Anzeigename, den wir aus Ihrer E-Mail-Adresse bilden. Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts senden wir Ihnen E-Mails (Abschnitt 10).

Im Onboarding und in den Einstellungen können Sie freiwillig weitere Angaben machen: Ihre Muttersprache, Ihren Prüfungstermin, Ihr Ziel und die Sprache der Oberfläche. Wir nutzen sie, um ExamHeld für Sie passend anzuzeigen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können wir kein Konto für Sie einrichten.

6. Prüfungen und Ergebnisse

Wenn Sie eine Prüfung ablegen, speichern wir Ihre Antworten, Ihre Texte im Prüfungsteil Schreiben, die Gesprächsprotokolle im Prüfungsteil Sprechen, Ihre Ergebnisse und Auswertungen sowie Angaben zu Ihren Prüfungsdurchgängen (begonnen, abgegeben, abgebrochen). Zu jedem Durchgang speichern wir außerdem, wann Sie die einzelnen Prüfungsteile geöffnet und verlassen haben und wie viele Aufgaben Sie dabei bearbeitet hatten, sowie technische Störungen beim Abspielen der Hörtexte und bei der Sprechverbindung. Meldungen, die Sie uns zu einer Aufgabe schicken, speichern wir ebenfalls. So können Sie Prüfungen fortsetzen und Ihre Ergebnisse später wieder ansehen, und wir können technische Fehler erkennen und beheben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

7. Automatische Bewertung mit KI

Ihre Texte im Prüfungsteil Schreiben und die Gesprächsprotokolle im Prüfungsteil Sprechen werden mit KI-Modellen über Amazon Bedrock (Amazon Web Services EMEA SARL) bewertet. Die Verarbeitung erfolgt in der EU. Ihre Daten werden nicht zur Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet.

Im Prüfungsteil Sprechen wird Ihre Spracheingabe während des Gesprächs in Echtzeit an das Sprachmodell Amazon Nova Sonic (über Amazon Bedrock) übermittelt, das als Gesprächspartner antwortet. Die Verarbeitung erfolgt in der EU. Audiodaten werden nur für die Dauer des Gesprächs verarbeitet und nicht gespeichert. Gespeichert wird ein Textprotokoll des Gesprächs für die Bewertung und Ihre Ergebnisübersicht.

Die automatische Bewertung dient allein Ihrer Selbsteinschätzung. Sie hat keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigt Sie nicht in ähnlicher Weise erheblich; eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO liegt daher nicht vor.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Kauf des Exam Passports und Zahlung

Auf unserer Bestellseite geben Sie Ihre Zahlungsdaten in ein Zahlungsformular von Stripe ein (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Dafür lädt die Bestellseite Programmcode von Stripe; Stripe erhält dabei Ihre Zahlungsdaten, Ihre E-Mail-Adresse, den Betrag und technische Angaben zu Ihrem Gerät und Browser, die Stripe auch zur Betrugsvorbeugung nutzt. Wir erhalten von Stripe keine vollständigen Zahlungsdaten wie Kartennummern, sondern nur den Zahlungsstatus, die Zahlungsart und die Angaben für die Rechnung.

Stripe verarbeitet die Daten für die Zahlungsabwicklung in unserem Auftrag und für eigene Zwecke wie Betrugsvorbeugung und gesetzliche Pflichten als eigener Verantwortlicher (stripe.com/de/privacy). Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den USA ist möglich (Abschnitt 2). Wählen Sie Apple Pay, Google Pay, PayPal, Klarna oder Amazon Pay, verarbeitet zusätzlich der jeweilige Anbieter Ihre Daten als eigener Verantwortlicher nach seinen Datenschutzbestimmungen; Klarna prüft dabei je nach gewählter Zahlungsart auch Ihre Identität und Kreditwürdigkeit. Mit Link, einem Dienst von Stripe, können Sie Ihre Zahlungsdaten auf Wunsch für spätere Käufe speichern; Stripe ist dafür eigener Verantwortlicher. Bei EPS und Bancontact bestätigen Sie die Zahlung bei Ihrer Bank, die dabei ebenfalls eigener Verantwortlicher ist.

In Ihrem Konto speichern wir den Kauf, die Laufzeit Ihres Exam Passports und Ihre verbleibenden Sprechen-Wiederholungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten); für die Betrugsvorbeugung durch Stripe Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Widerruf und Kündigung

Den Exam Passport können Sie über unsere Online-Funktionen widerrufen (app.examheld.de/withdraw) oder kündigen (app.examheld.de/cancel). Dabei verarbeiten wir die Angaben, die Sie in das Formular eingeben: Ihren Namen, Angaben zur Identifizierung des Vertrags (etwa die E-Mail-Adresse Ihres Kontos), die E-Mail-Adresse für die Bestätigung, bei einer Kündigung die Art der Kündigung, den Grund und den gewünschten Zeitpunkt, sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Wir nutzen diese Angaben, um den Widerruf oder die Kündigung zu bearbeiten, den Kaufpreis bei einem Widerruf über Stripe zu erstatten, den Zugang zu beenden und Ihnen eine Eingangsbestätigung per E-Mail zu senden. Intern erhalten wir eine Benachrichtigung per E-Mail. Zum Schutz der Formulare vor Missbrauch verarbeiten wir zusätzlich Ihre IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten aus § 356a und § 312k BGB) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des Vertrags); für den Missbrauchsschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Die Erklärung und ihre Bestätigung bewahren wir als Nachweis bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist auf (drei Jahre ab Ende des Jahres des Eingangs). Unterlagen zu Erstattungen bewahren wir nach den steuer- und handelsrechtlichen Fristen auf (Abschnitt 14).

10. E-Mails

E-Mails versenden wir über Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL) von noreply@examheld.de. Dazu gehören:

• Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse und Zurücksetzen des Passworts,
• die Bestellbestätigung nach dem Kauf des Exam Passports mit dem Vertragsinhalt, den AGB und der Widerrufsbelehrung samt Muster-Widerrufsformular,
• Eingangsbestätigungen für Widerruf und Kündigung,
• der Newsletter, wenn Sie ihn bestellt haben (Abschnitt 11).

Die Rechnung für den Exam Passport erstellen wir über Stripe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für die Bestellbestätigung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 312f BGB); für den Newsletter Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

11. Newsletter

Den Newsletter erhalten Sie nur, wenn Sie ihn bestellen und Ihre Anmeldung über den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail bestätigen (Double-Opt-in). Wir speichern Ihre Einwilligung und deren Zeitpunkt als Nachweis. Sie können den Newsletter jederzeit über den Link in jeder Newsletter-E-Mail oder in den Einstellungen abbestellen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

12. Umfragen

Nach einigen Prüfungen bitten wir Sie um eine freiwillige Bewertung von ExamHeld (Note, optionaler Freitext). Ihr Feedback veröffentlichen wir nur, wenn Sie in der Umfrage ausdrücklich zustimmen, und dann ohne Ihren Namen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

13. Fehlerüberwachung mit Sentry

Um technische Fehler zu erkennen und zu beheben, nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA). Bei einem Fehler werden technische Angaben übermittelt, etwa Fehlermeldung, Browser, Betriebssystem und die aufgerufene Seite, sowie technisch auch Ihre IP-Adresse. Ein Fehlerbericht kann Angaben zur fehlgeschlagenen Anfrage enthalten, in Einzelfällen auch deren Inhalt (etwa einen Prüfungstext). E-Mail-Adressen und Zugangsdaten entfernen wir vor dem Versand. Für einen Teil der Seitenaufrufe übermitteln wir außerdem Leistungsdaten wie Ladezeiten. Die Daten werden in der EU gespeichert. Fehlerberichte und Leistungsdaten löscht Sentry nach 30 Tagen automatisch. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 2.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb).

14. Speicherdauer und Löschung

• Ihr Konto, Ihre Profilangaben, Prüfungen, Ergebnisse und Auswertungen speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Das gilt auch nach Ablauf eines Exam Passports, damit Sie Ihre Ergebnisse weiter ansehen können.
• Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen löschen. Dann löschen wir Ihre Daten sofort; aus unseren Sicherungskopien, den technischen Protokollen (Abschnitt 3) und den Fehlerberichten und Leistungsdaten (Abschnitt 13) sind sie spätestens nach 35 Tagen entfernt.
• Ausgenommen sind Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen: Bestell-, Rechnungs- und Erstattungsunterlagen bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) sowie Nachweise zu Widerruf und Kündigung (Abschnitt 9). Diese Daten nutzen wir nur noch für diesen Zweck.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): In den Einstellungen können Sie Ihre Daten jederzeit in einem maschinenlesbaren Format herunterladen,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an kontakt@examheld.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Behörde an Ihrem Wohnort oder beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, das für uns zuständig ist.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich ExamHeld oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026